Vue d'ensemble
Le Portfolio des membres offre aux propriétaires de gym et aux administrateurs une vue opérationnelle complète de tous les services avec un membre du personnel assigné pour l'ensemble des membres, avec la possibilité d'attribuer, de réattribuer, de désattribuer et d'annuler des services — le tout depuis un seul endroit.
Cette fonctionnalité est conçue pour les gyms qui offrent des services liés à un membre du personnel spécifique, comme l'entraînement personnel, la massothérapie, la physiothérapie ou tout autre service où un membre travaille avec un membre du personnel dédié.
Ce que vous pouvez faire
Attribuer un membre du personnel à un service au point de vente
Consulter tous les services actifs, planifiés, arrêtés, inactifs et annulés avec un membre du personnel assigné dans votre gym
Réattribuer ou désattribuer un membre du personnel d'un service à tout moment
Annuler un service directement depuis le portfolio
Suivre la consommation d'heures, les dates de service et l'historique des rendez-vous par membre
Filtrer et effectuer des recherches dans l'ensemble de votre liste de services
Consulter les KPIs d'engagement du personnel et les listes détaillées de membres par membre du personnel
Étape 1 — Attribuer un membre du personnel lors de la vente d'un service
Un membre du personnel peut être attribué au moment de la vente. Cette option est disponible à trois endroits :
Depuis le profil du membre :
Accédez au profil du membre > onglet Services
Cliquez sur Ajouter un nouveau service
Remplissez les informations du service
Dans le menu déroulant Personnel assigné, sélectionnez un membre du personnel si applicable
Cliquez sur Confirmer
Depuis le PDV :
Ouvrez le PDV et sélectionnez le membre
Sélectionnez le service à vendre
Dans le menu déroulant Personnel assigné, sélectionnez un membre du personnel si applicable
Complétez la vente
Lors de la création d'un nouveau membre :
Durant la création d'un nouveau membre, si un service est vendu, le menu déroulant Personnel assigné apparaît
Sélectionnez un membre du personnel si applicable avant de sauvegarder
Notes :
Le champ Personnel assigné est optionnel. Par défaut, aucune sélection n'est affichée
L'option Aucun personnel est toujours disponible
Le menu déroulant affiche tous les membres du personnel
Un membre du personnel ne peut être attribué qu'au sein de sa propre succursale — l'attribution entre succursales n'est pas permise
Étape 2 — Naviguer dans le Portfolio des membres
Accédez à Membres > Portfolio des membres depuis la navigation principale.
Ce que vous voyez
Le portfolio affiche les membres ayant au moins un service avec un membre du personnel assigné. Les membres ayant plusieurs services apparaissent en une seule rangée condensée — cliquez pour la développer et voir chaque service en sous-rangée.
Colonnes
Colonne | Description |
Membre | Nom du membre — cliquez pour ouvrir son profil complet |
Type de service | Ex. : Forfaits, Récurrent |
Service | Nom du forfait et catégorie (ex. : 10 massages — Massothérapie) |
Personnel assigné | Membre du personnel attribué à ce service. Affiche — si non attribué |
Total d'heures | Total d'heures ou de séances incluses dans le service |
Heures restantes | Heures restantes pour le service |
Statut de service | Actif (vert) / Planifié / Arrêté / Inactif (gris) / Annulé (rouge) |
Date de début | Date à laquelle le service a débuté |
Date de fin | Date d'expiration du service |
Dernier rendez-vous | Date du dernier rendez-vous complété |
Prochain rendez-vous | Date du prochain rendez-vous planifié, ou « Non planifié » |
Filtres
Utilisez les filtres en haut de page pour affiner votre vue :
Barre de recherche — recherchez par nom de membre, service ou membre du personnel
Tous les services — filtrez par nom de service
Toutes les catégories — filtrez par catégorie de service
Tous les types de service — filtrez par type (Forfaits, Récurrent, etc.)
Tout le personnel — filtrez par membre du personnel assigné
Tous les statuts — filtrez par Actif, Planifié, Arrêté, Inactif, Annulé
Date de début — sélectionnez une plage de dates pour afficher uniquement les services dont la date de début se situe dans cet intervalle
Date de rendez-vous — filtrez par le range de dernier et de prochain rendez-vous
Étape 3 — Réattribuer ou désattribuer un membre du personnel
Vous pouvez modifier l'attribution du personnel pour tout service à tout moment.
Réassigner (service unique)
Dans le Portfolio des membres, repérez la rangée du membre
Cliquez sur le menu d'actions ⋮ à droite de la rangée
Sélectionnez Modifier l'assignation
La fenêtre s'ouvre — sélectionnez le service à modifier dans le menu déroulant (affiche tous les services actuels et passés avec un membre du personnel assigné pour ce membre)
Dans le menu déroulant Assigner ou désassigner le personnel, sélectionnez le nouveau membre du personnel
Cliquez sur Confirmer
Désassigner(service unique)
Suivez les mêmes étapes ci-dessus
Dans le menu déroulant Assigner ou désassigner le personnel, sélectionnez Aucun personnel
Cliquez sur Confirmer
⚙️ Paramètre de service : Si le paramètre « Autoriser le changement de professionnel après l'achat » est défini sur Non dans les paramètres du service, l'option Désassigner le personnel ne sera pas autorisée pour ce service. Pour activer la désassignation du personnel, un administrateur doit modifier ce paramètre à Oui dans la configuration du service.
Réattribution ou désattribution en lot
Sélectionnez plusieurs rangées de membres à l'aide des cases à cocher à gauche
Cliquez sur Modifier les assignations(en haut à droite)
La fenêtre de lot s'ouvre et affiche un tableau de tous les services concernés (Membre, Service, Statut, Personnel assigné)
Dans le menu déroulant Assigner ou désassigner le personnel, sélectionnez un nouveau membre du personnel ou Aucun personnel
Cliquez sur Confirmer
Étape 4 — Annuler un service
Dans le Portfolio des membres, repérez la rangée du membre
Cliquez sur le menu d'actions ⋮ à droite de la rangée
Sélectionnez Annuler le service
La fenêtre d'annulation de service s'ouvre et affiche :
Date d'annulation
Type de remboursement
Montant payé / Montant utilisé
Total d'heures / Heures utilisées
Montant remboursé
Raison de l'annulation (optionnel)
Ajustez le type de remboursement si nécessaire, ajoutez une note optionnelle, puis cliquez sur Confirmer
Note : Les services annulés restent visibles dans l'historique des services du membre, mais ne peuvent pas être réactivés. Le membre ne peut plus utiliser un service annulé pour prendre des rendez-vous.
Étape 5 — Consulter les rapports du personnel
Le rapport du Portfolio des membres offre aux propriétaires de gym et aux administrateurs un aperçu de l'activité des membres et des KPIs d'engagement, répartis par membre du personnel.
Comment y accéder
Accédez à Rapports > Membres > Portfolio des membres.
En tant que propriétaire de gym ou administrateur, vous pouvez consulter le rapport de n'importe quel membre du personnel de votre succursale. Les membres du personnel ne peuvent consulter que leur propre rapport.
Filtres
Filtre | Description |
Plage de dates | Sélectionnez une plage de dates personnalisée ou un préréglage (ex. : 12 derniers mois). |
Menu déroulant du personnel | Sélectionnez un ou plusieurs membres du personnel pour filtrer le rapport. Tout le personnel est sélectionné par défaut |
Aperçu du Portfolio des membres
Cette section affiche un résumé des membres dont les services sont attribués au personnel sélectionné pour la période choisie :
KPI | Description |
Membres actifs | Membres ayant au moins un service actif attribué au personnel sélectionné |
Nouveaux membres | Membres nouvellement attribués à ce personnel durant la période sélectionnée |
Membres perdus | Membres ayant quitté ou dont le service a été annulé durant la période sélectionnée |
Membres inactifs | Membres n'ayant actuellement aucun service actif attribué |
Moins de 3 séances restantes | Membres dont le service a moins de 3 séances restantes |
Taux de rétention | Pourcentage de membres retenus durant la période sélectionnée |
Taux d'attrition | Pourcentage de membres perdus durant la période sélectionnée |
KPIs de rétention
Deux graphiques affichent les tendances sur la période sélectionnée :
Taux de rétention
Taux d'attrition
KPIs d'engagement
KPI | Description |
Total de séances | Total de séances pour l'ensemble des services attribués au personnel sélectionné |
Séances utilisées | Séances déjà complétées |
Séances réservées | Séances planifiées mais non encore complétées |
Utilisation moy. | Pourcentage de séances utilisées |
Séances restantes | Séances disponibles restantes |
Liste détaillée des membres
Un tableau complet présente la répartition par membre et par service :
Colonne | Description |
Nom du personnel | Le membre du personnel assigné |
Nom du membre | Le membre attribué à ce membre du personnel |
Nom du service | Nom du forfait de service |
Type de service | Ex. : Forfaits, Récurrent |
Catégorie de service | Ex. : Évaluation, Gold EP, Élite EP |
Statut du service | Actif / Planifié / Arrêté / Inactif / Annulé |
Total de séances | Séances totales incluses dans le service |
Séances utilisées | Séances complétées |
Séances réservées | Séances planifiées |
Séances restantes | Séances restantes (affiche « Illimité » pour les services illimités) |
Utilisation | % de séances utilisées pour ce service |
Total d'achat | Valeur totale d'achat du service |
La liste détaillée des membres peut être exportée à l'aide de l'icône de téléchargement (↓) en haut à droite du tableau.
Étape 6 — Consulter l'historique des services
Chaque modification apportée à l'attribution du personnel ou au statut d'un service est automatiquement consignée et visible dans le profil du membre sous Historique du membre.
Exemples d'entrées dans le journal
Action | Entrée dans le journal |
John Doe a modifié le personnel assigné pour Anna Hardy. | Physio 10 pack (Sacha Pauline → David Beaudet) |