Notes importantes :
Cette fonctionnalité n'est pas liée à un appareil de caisse enregistreuse physique. Vous pouvez ouvrir et gérer une caisse enregistreuse depuis n'importe où dans la plateforme.
Vous pouvez avoir plusieurs caisses enregistreuses ouvertes simultanément, permettant des opérations flexibles dans différentes zones de votre établissement.
Il n'y a pas de fermeture automatique de caisse enregistreuse. Toutes les caisses doivent être fermées manuellement par le personnel.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les gyms opérant en France sous les exigences de conformité NF525, pour le moment.
Disponibilité de la fonctionnalité :
Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans tous les forfaits FLiiP. Si vous souhaitez utiliser la Gestion des caisses enregistreuses, veuillez contacter votre Customer Success Manager pour discuter de la disponibilité et des tarifs pour votre compte.
Cette fonctionnalité vous permet de :
Responsabilité complète des espèces Suivez chaque transaction en espèces avec un lien automatique vers des caisses enregistreuses spécifiques, garantissant une transparence complète et prévenant les écarts ou les pertes potentielles.
Gestion flexible des caisses enregistreuses Créez et gérez plusieurs caisses enregistreuses pour différentes zones de votre établissement (Réception, Bar à shakes, Boutique, etc.) avec la possibilité d'avoir plusieurs caisses ouvertes en même temps.
Rapports automatisés Générez automatiquement des rapports de clôture détaillés lors de la fermeture d'une caisse enregistreuse, incluant toutes les transactions, les montants d'ouverture/fermeture et le suivi des écarts.
Responsabilité du personnel Chaque session de caisse enregistreuse est liée à des membres spécifiques du personnel, fournissant une responsabilité claire et des pistes d'audit pour toutes les opérations en espèces.
Obligatoire pour les modes de paiement couverts Une fois activée, la sélection d'une caisse enregistreuse devient obligatoire pour toutes les transactions utilisant les modes de paiement couverts, à la fois dans les interfaces POS et Admin.
Configuration des caisses enregistreuses
Création d'une nouvelle caisse enregistreuse
Accédez à Paramètres > Caisses enregistreuses
Cliquez sur "Ajouter une nouvelle caisse enregistreuse"
Entrez les informations suivantes :
Nom : Donnez à votre caisse enregistreuse un nom descriptif (par exemple, "Réception", "Bar à shakes", "Boutique")
Statut : Définissez sur "Activé" pour la rendre disponible à l'utilisation
Gestion des paramètres de caisse enregistreuse
Activer/Désactiver les caisses enregistreuses
Seules les caisses enregistreuses activées peuvent être ouvertes et utilisées
Les caisses désactivées restent visibles mais ne peuvent pas être sélectionnées pour de nouvelles sessions
Il n'est pas possible de supprimer une caisse enregistreuse, pour des raisons de traçabilité
Renommer les caisses enregistreuses
Mettez à jour les noms des caisses pour refléter leur emplacement ou leur fonction
Les modifications sont reflétées immédiatement sur toute la plateforme
Ouverture d'une caisse enregistreuse
Processus d'ouverture étape par étape
1. Accédez aux caisses enregistreuses
Allez dans Point de vente > Caisses enregistreuses
Ou accédez directement depuis l'interface POS
2. Sélectionnez une caisse disponible
Seules les caisses avec le statut "Fermé" peuvent être ouvertes
Cliquez sur "Ouvrir la caisse" à côté de la caisse choisie
3. Entrez les informations d'ouverture
Montant attendu : Entrez le montant que vous vous attendez à trouver dans la caisse
Montant réel : Entrez le montant réel compté dans la caisse
Répartition par mode de paiement :
Espèces (avec calculateur de billets et pièces)
Reçus de terminal de carte de crédit
Chèques
Commentaire : Ajoutez toute note pertinente concernant l'ouverture
4. Confirmez l'ouverture
Vérifiez toutes les informations pour leur exactitude
Cliquez sur "Ouvrir la caisse" pour confirmer
La caisse est maintenant active et automatiquement sélectionnée pour votre session
Points importants :
Sélection automatique : Lorsque vous ouvrez une caisse, elle devient automatiquement sélectionnée comme votre caisse active
Persistance de session : Votre caisse sélectionnée reste active pendant toute votre session sur la plateforme jusqu'à la déconnexion
Plusieurs caisses ouvertes : Vous pouvez avoir plusieurs caisses ouvertes simultanément, mais chaque utilisateur ne peut avoir qu'une seule caisse active à la fois
Ouverture depuis n'importe où : Comme cela n'est pas lié à un appareil physique, vous pouvez ouvrir une caisse enregistreuse depuis n'importe quel endroit avec accès à la plateforme
Utilisation de la caisse enregistreuse avec le POS
Affichage de la caisse active
Dans l'interface POS :
Le nom de votre caisse enregistreuse active est affiché de manière proéminente dans l'en-tête du POS
Toutes les transactions sont automatiquement liées à votre caisse active
Vous pouvez voir quelle caisse est actuellement sélectionnée à tout moment
Dans la liste des caisses enregistreuses :
Les caisses actives affichent un indicateur "Actif" clair
Vous pouvez voir quelle caisse est actuellement active pour votre session utilisateur
Changement de caisse active
Depuis l'interface POS :
Cliquez sur le menu déroulant du sélecteur de caisse enregistreuse
Choisissez parmi les caisses ouvertes disponibles
Seules les caisses avec le statut "Ouvert" apparaissent dans la sélection
Depuis la liste des caisses enregistreuses :
Accédez à la page de gestion des caisses enregistreuses
Cliquez sur "Sélectionner" à côté de n'importe quelle caisse ouverte
La caisse devient active pour votre session
Sélection obligatoire de la caisse enregistreuse
Une fois la fonctionnalité Caisse enregistreuse activée dans votre salle :
Vous devez sélectionner une caisse enregistreuse active avant de traiter toute transaction avec les modes de paiement couverts
Cela s'applique aux interfaces POS et Admin
Dans l'interface Admin, la sélection de la caisse enregistreuse est requise lors du marquage d'un paiement comme "Réussi"
Les modes de paiement couverts incluent : Espèces, Terminal de carte de crédit et Chèques
Liaison des transactions
Toutes les transactions sont automatiquement liées à votre caisse active :
Ventes et achats POS
Traitement manuel des paiements (lorsqu'ils sont marqués comme réussis)
Paiements d'adhésion traités en personne
Réservations de services payées au comptoir
Fermeture d'une caisse enregistreuse
Processus de fermeture étape par étape
1. Accédez aux caisses enregistreuses
Allez dans votre liste de caisses enregistreuses
Trouvez la caisse que vous souhaitez fermer (doit avoir le statut "Ouvert")
Cliquez sur "Fermer la caisse"
Tout membre du personnel avec les permissions appropriées peut fermer une caisse
2. Entrez les informations de fermeture
Montant attendu : Le système calcule en fonction du montant d'ouverture + transactions
Montant réel : Entrez le montant réel compté dans la caisse
Répartition par mode de paiement :
Montant d'espèces restant
Reçus de terminal de carte de crédit
Chèques
Calcul de retrait (Optionnel) :
Entrez soit le montant de fermeture soit le montant de retrait
Le système calcule automatiquement l'autre valeur
Parfait pour gérer les pourboires du personnel
3. Ajoutez un commentaire obligatoire
Expliquez tout écart
Notez tout problème ou observation
Documentez les raisons de retrait (par exemple, "Pourboires du personnel : 50 $")
4. Vérifiez et confirmez
Vérifiez tous les montants pour leur exactitude
Vérifiez les calculs d'écart
Cliquez sur "Fermer la caisse" pour finaliser
Suivi des écarts
Calculs automatiques :
Le système compare les montants attendus vs réels
Met en évidence tout écart en rouge
Calcule les montants de différence exacts
Suit les écarts pour les rapports
Exigences de commentaire :
Les commentaires sont obligatoires pour toutes les fermetures
Doivent expliquer tout écart trouvé
Fournissent une piste d'audit pour la responsabilité
Rapports de caisse enregistreuse
Génération automatique de rapport
Lorsque vous fermez une caisse enregistreuse, le système génère automatiquement un rapport complet :
Format de nommage du rapport :
[AAAA_MM_JJ HH:MM:SS_NomCaisseEnregistreuse_IDUtilisateur]
Exemple : 2025_10_21 14:30:15_Reception_jean.dupont
Contenu du rapport
Informations d'ouverture :
Montant d'ouverture attendu
Montant d'ouverture réel
Commentaire d'ouverture
Utilisateur qui a ouvert la caisse
Date et heure d'ouverture
Détails des transactions :
Liste complète de toutes les transactions pendant la session
Numéros de référence des transactions
Nom d'utilisateur qui a traité chaque transaction
Montant et mode de paiement pour chaque transaction
Date et heure de chaque transaction
Informations de fermeture :
Montant de fermeture attendu
Montant de fermeture réel
Tout écart trouvé
Commentaire de fermeture
Utilisateur qui a fermé la caisse
Date et heure de fermeture
Accès aux rapports
Emplacement :
Tous les rapports de caisse enregistreuse sont accessibles dans Rapports > Ventes
Les rapports sont disponibles au format Excel uniquement
Les rapports sont consultables par date, nom de caisse ou utilisateur
Les rapports historiques sont conservés à des fins d'audit
Meilleures pratiques
Opérations quotidiennes
Procédures d'ouverture :
Comptez toujours les espèces avant d'entrer les montants
Utilisez le calculateur de billets/pièces pour plus de précision
Documentez toute découverte inhabituelle dans les commentaires
Vérifiez les montants du terminal de carte de crédit
Pendant les opérations :
Surveillez l'affichage de votre caisse active
Assurez-vous que toutes les transactions en espèces passent par le POS
Ne changez de caisse que lorsque c'est nécessaire
Maintenez la sélection de caisse cohérente par shift
Procédures de fermeture :
Comptez soigneusement tous les espèces, cartes et chèques
Tenez compte de tout retrait (pourboires, dépôts)
Réconciliez avec les rapports du terminal de carte de crédit
Documentez tous les écarts de manière approfondie
Rappelez-vous : les caisses ne se ferment pas automatiquement - vous devez les fermer manuellement
Dépannage
Problèmes courants :
Impossible de sélectionner une caisse :
Assurez-vous que le statut de la caisse est "Ouvert"
Vérifiez que vous avez les permissions appropriées
Vérifiez si vous devez d'abord ouvrir une caisse
Transactions manquantes :
Vérifiez que vous aviez la bonne caisse sélectionnée
Vérifiez si les transactions ont été traitées en dehors du POS
Examinez les horodatages des transactions
Écart dans les montants :
Recomptez les espèces physiques et les reçus
Vérifiez les transactions non enregistrées
Examinez les rapports du terminal de carte de crédit
Documentez les découvertes dans les commentaires de fermeture
Foire aux questions
Q : Plusieurs membres du personnel peuvent-ils utiliser la même caisse enregistreuse ?
R : Oui, plusieurs membres du personnel peuvent utiliser la même caisse enregistreuse. Lorsqu'une caisse est ouverte, tout membre du personnel peut la sélectionner comme sa caisse active pour sa session.
Q : Combien de caisses enregistreuse dois-je créer ?
R : Pensez au nombre de caisses que vous avez physiquement.
Q : Puis-je supprimer une caisse enregistreuse ?
R : Non pour des raisons de respect de normes. Toutefois, vous pouvez désactiver une caisse.
Q : Que se passe-t-il si j'oublie de fermer une caisse ?
R : Les caisses restent ouvertes jusqu'à leur fermeture manuelle. Il n'y a pas de fermeture automatique, donc vous ou un autre membre du personnel avec les permissions appropriées devrez fermer manuellement la caisse lorsque vous serez prêt.
Q : Puis-je modifier un rapport de caisse enregistreuse après sa génération ?
Puis-je modifier une transaction ?
R : Non, les rapports sont générés automatiquement et ne peuvent pas être modifiés pour maintenir l'intégrité de l'audit.
Q : Combien de temps les rapports de caisse enregistreuse sont-ils conservés ?
R : Les rapports sont conservés de façon permanente et peuvent être consultés à tout moment via la section Rapports > Ventes.
Q : Combien de devises sont prises en charge ?
R : Seule la devise configurée de votre salle est prise en charge. La caisse enregistreuse utilise la même devise que le paramètre de devise principale de votre salle.
Q : Puis-je exporter les données de caisse enregistreuse pour la comptabilité ?
R : Oui, tous les rapports sont disponibles au format Excel pour l'intégration avec les logiciels de comptabilité.
Q : Ai-je besoin d'un appareil de caisse enregistreuse physique pour utiliser cette fonctionnalité ?
R : Non, cette fonctionnalité n'est liée à aucun appareil de caisse enregistreuse physique. Vous pouvez gérer les caisses enregistreuses entièrement via la plateforme FLiiP depuis n'importe où.