Les frais d’annulation d’un abonnement vous permettent de facturer un montant fixe lorsqu’un membre annule son abonnement.
Cette fonctionnalité est distincte des politiques d’annulation :
La politique d’annulation détermine si un membre peut annuler son abonnement et à quel moment l’annulation prend effet.
Les frais d’annulation déterminent le montant facturé lorsque l’annulation est confirmée.
Pour les frais d’annulation tardive et de non-présentation liés aux rendez-vous ou aux cours, consultez l’article Mise en place des frais d’annulation tardive.
Pour plus d’informations sur les politiques d’annulation, consultez l’article Gestion des politiques d’annulation.
Pour en savoir plus sur l'expérience membre, consultez l'article Comment vos membres peuvent annuler leur abonnement par eux même ?
Avant de commencer
Les frais d’annulation des abonnements sont configurés au niveau de l’établissement et s’appliquent uniquement aux abonnements.
Pour permettre aux membres d’annuler eux-mêmes leur abonnement, une politique d’annulation doit également être attribuée à celui-ci. Si aucune politique d’annulation n’est attribuée, le membre devra communiquer avec votre équipe pour annuler son abonnement.
mportant : Les propriétaires de salles sont responsables de configurer les frais et les politiques d’annulation conformément aux lois et aux exigences contractuelles applicables à leur établissement.
Créer des frais d’annulation
Allez dans Paramètres > Politiques et ententes
Ouvrez Politiques et frais d'annulation
Dans la section Frais d'annulation, cliquez sur Ajoutez des frais.
Détails des champs
Détails des champs
Nom des frais
Saisissez un nom interne pour les frais.
Ce nom est utilisé par votre équipe lors de la gestion des abonnements. Il n’est pas affiché aux membres.
Montant
Saisissez le montant fixe à facturer dans la devise de votre établissement.
La version actuelle prend uniquement en charge les montants fixes. Les frais d’annulation calculés en pourcentage ne sont pas disponibles pour le moment.
Taxes
Activez l’option Tax applicable si des taxes doivent être ajoutées aux frais, puis sélectionnez les taxes applicables.
Le montant total est recalculé automatiquement lorsque vous modifiez le montant des frais ou les taxes sélectionnées.
Le membre voit le montant total des frais et les taxes applicables avant de confirmer l’annulation de son abonnement.
Compte général
Sélectionnez le compte général dans lequel les frais doivent être enregistrés.
Si vous laissez ce champ vide, les frais utiliseront le compte par défaut de votre établissement pour les frais d’annulation.
Attribuer des frais d’annulation à un abonnement
Les frais d’annulation sont attribués individuellement aux abonnements.
Allez dans l’onglet Abonnements.
Créez ou modifiez un abonnement.
Dans le champ Frais d'annulation applicables, sélectionnez les frais à utiliser.
Enregistrez l’abonnement.
Vous pouvez également sélectionner Aucun frais d'annulation
Un abonnement peut avoir :
Une politique d’annulation et des frais d’annulation
Une politique d’annulation sans frais
Des frais sans politique d’annulation
Ni politique ni frais
Cependant, les membres peuvent utiliser l’annulation libre-service uniquement lorsqu’une politique d’annulation admissible est attribuée.
Modifier ou supprimer des frais d’annulation
Vous pouvez modifier ou supprimer les frais d’annulation à partir de Paramètres > Politiques et ententes > Politiques et frais d'annulation
Si les frais sont attribués à des abonnements actifs, FLiiP affiche une demande de confirmation avant d’enregistrer les modifications ou de supprimer les frais.
La suppression de frais les retire des abonnements auxquels ils étaient attribués. Les paiements déjà enregistrés ne sont pas supprimés.
Important : Les modifications apportées aux frais peuvent avoir une incidence sur les annulations d’abonnements existants, car la configuration actuelle des frais est utilisée au moment du traitement de l’annulation.
Annuler un abonnement en tant que membre du personnel
Pour annuler un abonnement :
Ouvrez le profil du membre.
Allez dans l’onglet Abonnements.
Cliquez sur les trois points dans la colonne Action.
Sélectionnez Résilier l'abonnement
La fenêtre d’annulation affiche les frais applicables, y compris les taxes lorsqu’elles s’appliquent.
Vous pouvez modifier le montant des frais pour cette annulation. Si vous définissez le montant à zéro, les frais sont annulés.
Si aucun frais n’est attribué, la fenêtre indique qu’aucuns frais d’annulation ne s’appliquent.
Remboursements et frais d’annulation
Le système calcule le montant du remboursement en fonction du contrat. Vous pouvez modifier le montant du remboursement lorsque l’option de remboursement sélectionnée le permet.
Les frais d’annulation sont réglés immédiatement. Lorsqu’un remboursement est effectué, les frais sont pris en compte dans le calcul du montant remboursable.
Si le membre dispose d’un solde créditeur, celui-ci est utilisé en premier pour couvrir les frais. Tout montant restant est ensuite facturé au moyen de paiement du membre.
Réactiver une annulation planifiée
Un membre ou un administrateur peut réactiver un abonnement avant que l’annulation planifiée ne prenne effet.
Les frais d’annulation ne sont pas remboursés automatiquement lorsque l’abonnement est réactivé.
Lorsque cela s’applique, la confirmation de réactivation indique que les frais d’annulation déjà facturés ne seront pas remboursés.
Rapport des annulations d’abonnements
Vous trouverez le rapport des annulations d’abonnements dans Rapports > Abonnements.
Le rapport des annulations d’abonnements comprend :
Le nombre de paiements restants non perçus
Le montant restant non perçu
Les détails des annulations et des annulations planifiées :
La personne à l’origine de l’annulation, soit le membre, soit un membre du personnel
La date de la demande d’annulation
La date de fin prévue
Le motif de l’annulation
La politique d’annulation
Les frais d’annulation appliqués, lorsqu’ils sont disponibles
Le rapport comprend également les annulations en attente qui prendront effet à une date ultérieure.
Foire aux questions
Puis-je annuler les frais d’annulation?
Oui. Le membre du personnel peut définir le montant des frais à zéro dans la fenêtre d’annulation.
Puis-je utiliser un pourcentage plutôt qu’un montant fixe?
Pour le moment, les frais d’annulation des abonnements prennent uniquement en charge les montants fixes.
Quand les frais sont-ils facturés pour une annulation future?
Les frais sont traités lorsque l’annulation est confirmée. Ils ne sont pas facturés de nouveau lorsque l’abonnement atteint sa date d’annulation effective.
Les frais sont-ils remboursés si le membre réactive son abonnement?
Non. Les frais d’annulation déjà facturés ne sont pas automatiquement remboursés lorsque le membre réactive son abonnement.
Que se passe-t-il si le paiement échoue?
L’annulation est tout de même traitée. Le paiement échoué reste visible et doit être régularisé par le membre ou votre équipe.
Les membres peuvent-ils annuler leur abonnement depuis un autre établissement?
Oui, si l’abonnement est admissible à l’annulation libre-service. La politique et les frais attribués à l’établissement d’origine de l’abonnement sont utilisés.
Les frais d’annulation sont-ils disponibles pour les services ou les rendez-vous?
Non. Cette fonctionnalité s’applique aux annulations d’abonnements. Pour les frais d’annulation tardive et de non-présentation liés aux rendez-vous, consultez l’article Mise en place des frais d’annulation tardive.