La signature électronique de FLiiP fournit une signature légale, équivalente à une signature manuscrite sur papier. Les membres peuvent signer eux-mêmes leurs contrats d’abonnement et de services à partir d’un navigateur web ou directement dans l’application mobile.
Les administrateurs peuvent également démarrer le processus de signature dans FLiiP et remettre un appareil au membre afin qu’il puisse lire et signer le contrat sur place. Si un formulaire de renonciation est joint à l’abonnement ou au service, le membre peut signer les deux documents au cours du même processus.
Étape 1 : Demander à votre CSM d’activer la signature électronique
Communiquez avec votre CSM et demandez-lui d’activer la signature électronique pour votre gym.
Une fois la signature électronique activée :
Le champ de signature électronique et le champ de date de signature sont automatiquement ajoutés à vos modèles de contrats d’abonnement et de services, dans toutes les langues.
Les membres et les administrateurs peuvent commencer à utiliser le processus de signature électronique.
La case de signature électronique n’est pas ajoutée automatiquement.
Remarque : Si vous souhaitez que les membres cochent une ou plusieurs cases dans une section précise du contrat, par exemple « J’ai lu… » ou « Je déclare… », ouvrez votre modèle de contrat et ajoutez la balise suivante à l’endroit approprié, dans toutes les langues : [e-signature-checkbox].
Étape 2 : Vérifier le paramètre “Contrat Applicable”
Ouvrez la configuration de l’abonnement ou du service et repérez le paramètre existant Contrat Applicable. Ce paramètre contrôle la création d’un contrat lorsque l’abonnement ou le service est vendu.
Lorsque le paramètre Contrat Applicable est réglé sur “Oui”
La signature électronique est dorénavant activée pour votre gym, le membre sera invité à signer le contrat.
La demande de signature électronique du contrat remplace la méthode standard de génération du contrat.
Lorsque le paramètre Contrat Applicable est réglé sur “Non”
L’abonnement ou le service peut être vendu ou attribué sans signature électronique.
La méthode actuelle de signature demeure inchangée.
Étape 3 : Préparer un appareil pour les signatures en personne
Pour les signatures en personne, nous recommandons d’utiliser un appareil, comme une tablette. Les appareils recommandés comprennent : iPad 11, Lenovo Tab 4, Tablette Samsung Galaxy. L’administrateur configure l’abonnement ou le service sur la tablette, puis la remet au membre afin qu’il puisse lire et signer le contrat. Il est également possible de signer sur un ordinateur de bureau ou un cellulaire.
Options de signature
Une fois la fonctionnalité activée :
Les membres seront invités à signer les contrats applicables pendant le processus d’achat.
Les administrateurs pourront demander des signatures lorsqu’ils attribuent ou vendent des abonnements et des services.
Les options de signature disponibles seront présentées dans le processus approprié.
FLiiP offre trois méthodes pour la gestion des signatures de contrats.
Signer maintenant, en personne
Utilisez “Signer maintenant” lorsque le membre doit signer immédiatement. Si la signature a lieu au gym, l’administrateur doit :
Configurer le service ou l’abonnement.
Accepter les conditions générales.
Remettre la tablette au membre.
Laisser le membre consentir à signer électroniquement, lire et signer le contrat.
Reprendre la tablette une fois la signature terminée.
Appuyer sur “Assigner le contrat”
Si un formulaire de renonciation est joint à l’abonnement ou au service, le membre signé le contrat et le formulaire de renonciation au cours du même processus de signature.
Signer plus tard
Utilisez la fonctionnalité “Signer plus tard” lorsque le membre doit signer le contrat plus tard. Le membre peut voir le document en attente dans son compte, le lire et le signer. Le contrat reste en attente jusqu’à ce que la signature soit terminée ou que l’administrateur l’enregistre comme signé manuellement.
Marquer comme signé
Utilisez “Marquer comme signé” lorsque le membre ne signe pas de manière électronique, par exemple sur papier. Lorsqu’un membre souhaite signer une version papier, imprimez le document, laissez-le le signer physiquement, puis enregistrez le contrat comme signé manuellement dans FLiiP. Le gym doit conserver le document signé manuellement conformément à ses propres pratiques de conservation des documents.
Contrats avec une renonciation jointe
Si une renonciation est jointe à un abonnement ou à un service, le membre signe les deux documents au cours du même processus de signature.
Lorsque l’abonnement ou le service est vendu ou attribué :
Le contrat est généré.
La renonciation jointe est générée en même temps.
Le membre lit et signe les deux documents ensemble.
Le membre n’a pas besoin de suivre deux processus de signature distincts.
Contrats nécessitant l’approbation d’un abonnement
Demander un abonnement pendant le processus d’inscription
Si le paramètre Approbation requise est réglé sur Oui au niveau de l’abonnement, celui-ci n’est pas acheté ni activé immédiatement. Une demande d’abonnement est plutôt envoyée au gym pour approbation.
Comme l’abonnement n’a pas encore été créé, aucun contrat n’est généré et aucun contrat ne peut être signé pendant le processus d’inscription. Le membre n’est donc pas invité à fournir une signature électronique à cette étape.
Demande d’abonnement par un membre existant
Le propriétaire du gym reçoit la demande d’abonnement et peut la laisser en attente jusqu’à ce que le membre soit prêt à terminer le processus.
Deux scénarios sont possibles :
Le membre signe en personne : Le membre se présente au gym, montre les documents requis et les signe sur place.
La demande est approuvée à distance : L’administrateur ouvre la demande et sélectionne Confirmer and signer plus tard. Une fois la demande approuvée, le membre reçoit un courriel contenant une demande de signature.
Lorsque l’abonnement est approuvé par le gym, le courriel Contract approved - pending signature est envoyé afin de finaliser le contrat.
Contrats de services
Lorsqu’un rendez-vous est réservé à partir du calendrier, l’option Signer plus tard n’est pas disponible, car le membre pourrait signer le contrat après la date du rendez-vous.